Jednotné měsíční hlášení – příprava a nastavení dat
Zavedení Jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatelů (JMHZ) přináší povinnost přesně a úplně evidovat údaje o zaměstnancích i jejich pracovních poměrech. Aby bylo možné hlášení bezchybně odesílat a vyhnout se následným opravám či vracení podání, je nutné mít správně nastavené identifikátory, doplněné povinné údaje a zkontrolované personální i mzdové informace.
Tento přehled shrnuje klíčové kroky – od vstupu do ePortálu ČSSZ, přes doplňující registrace zaměstnavatele, kontrolu evidovaných zaměstnanců až po doregistraci a registraci nových pracovníků – a upozorňuje na položky, na které se nejčastěji zapomíná.
Informační materiály
Na níže uvedené stránce najdete informační materiály k JMHZ. Upozorňujeme na video návody v dolní části stránky (především JMHZ – dohlášení údajů zaměstnance (návod krok za krokem))
Vstup do ePortálu
Do ePortálu ČSSZ je možné se přihlásit pomocí identity občana nebo pomocí datové schránky. Adresa vstupního portálu je:
https://eportal.cssz.cz/ikr-cas/login?service=https%3A%2F%2Feportal.cssz.cz%2Fc%2Fportal%2Flogin
Do ePortálu lze také vstoupit pomocí základní stránky JMHZ, pokračovat výběrem služby a volbou Přihlásit.
Registrace zaměstnavatele – doplňující podání
V rámci doplňujícího podání REGZEL-DOPL se sdělují tyto konkrétní doplňující údaje:
a) Finanční úřad / Specializovaný finanční úřad – povinný údaj z číselníku finančních úřadů
b) Územní pracoviště Finančního úřadu – nepovinný údaj, pokud je v předchozím bodě uveden specializovaný finanční úřad, který nemá územní pracoviště.
c) VČP (vlastní číslo plátce) – jde o nepovinný údaj – uvede se, jestliže bylo plátci přiděleno.
d) ID datové schránky pro notifikace zpracování – jde o nepovinný údaj – uvede se ID datové schránky, kterou bude zaměstnavatel využívat pro komunikaci (např. zasílání notifikací). Může se jednat o datovou schránku statutárního orgánu, ale i zaměstnané účetní, externí účetní atd.
e) Agentura práce – povinný údaj (vybere se jedna z možností ANO/NE).
f) Písemná dohoda o uznání za zaměstnavatele na chráněném trhu práce dle ustanovení § 78 zákona o zaměstnanosti – povinný údaj (vybere se jedna z možností ANO/NE).
g) Integrační sociální podnik – sociální podnik je subjekt (fyzická či právnická osoba), který má přiznán tento status, protože primárně zaměstnává a integruje osoby znevýhodněné na trhu práce (např. OZP, dlouhodobě nezaměstnané) – povinný údaj (vybere se jedna z možností ANO/NE).
Podrobnosti jsou uvedeny v dokumentu
Pokyny k vyplňování registrace zaměstnavatele – Doplňující podání – REGZEL-DOPL
Kontrola evidovaných zaměstnanců
Kontrola evidovaných zaměstnanců a získání identifikátorů OIČ a ID zaměstnání. Přehled zaměstnanců je možné získat elektronicky v evidenci CSSZ (soubor formátu csv).
Tyto identifikátory je nutné zaevidovat v systému WAK INTRA ručně nebo importem (v případě potřeby kontaktujte tým podpory WAK INTRA).
Pro účely identifikace osoby v systému JMHZ je zaveden nový identifikátor – osobní identifikační číslo (OIČ) jako jednoznačný numerický neměnný desetimístný bezvýznamový identifikátor přidělovaný MPSV.
Dále se nově zavádí identifikátor zaměstnání (ID zaměstnání), který jednoznačně identifikuje konkrétní pracovněprávní nebo obdobný vztah a slouží pro odlišování jednotlivých pracovněprávních vztahů. Zaměstnavatel je povinen identifikátor zaměstnání uvádět při sdělování všech údajů, které se týkají zaměstnání daného zaměstnance. Identifikátor zaměstnání přiděluje ČSSZ pro každé zaměstnání zaměstnance při přihlášení zaměstnance do evidence zaměstnanců.
Doregistrace dat u evidovaných zaměstnanců
Doregistraci údajů je možné provést dvěma způsoby:
a) Pomocí WAK INTRA
Data je možné doplnit ve formulářích Personální údaje a Pracovní poměry ve WAK INTRA a následně odeslat pomocí datové schránky soubor xml v komprimovaném stavu (zip) nebo kanálu VREP.
Soubor pro registraci zaměstnanců je možné získat pomocí následujícího postupu:
Menu: Zaměstnanci\Mzdy\Pracovní poměry\seznam Registrace zaměstnance (ČSSZ – REGZEC)
Nastavením podmínek pro vyhledání vyberete odpovídající zaměstnance a zvolíte akci Změna údajů zaměstnance.
Tip:
Typ akce a Datum platnosti je možné zadat na formuláři Podmínky pro vyhledání v sekci Údaje pro formulář. Tyto údaje lze následně využít k hromadnému nastavení těchto hodnot všem vyhledaným zaměstnancům v zobrazeném seznamu pomocí tlačítka Nastavit podle podmínek vyhledání.
Upozornění:
Datum platnosti musí být vyplněno pro akce A3, A5, A6 a A7 a nesmí být nižší než datum nástupu do zaměstnání.
Kliknutím na tlačítko Export do XML vyrobíte soubor s daty, který je možné odeslat prostřednictvím datové schránky nebo v rámci ePortálu ČSSZ. Další možností je komunikace s ČSSZ pomocí kanálu VREP.
b) Pomocí ePortálu ČSSZ
Data je možné vyplnit na ePortálu ČSSZ. Chybějící data bude nutné doplnit následně i do systému WAK INTRA.
Registrace nových zaměstnanců
Registraci nových zaměstnanců doporučujeme provádět pomocí systému WAK INTRA. Po zadání personálních dat a dat pracovních poměrů budete nově evidované zaměstnance ve WAK INTRA registrovat stejným postupem jako v případě bodu 5 pouze s tím rozdílem, že bude nastavena AKCE 1
Přehled údajů na které se zapomíná
Menu: Zaměstnanci\Personalistika\Personální údaje\Zaměstnanec\sekce Osobní údaje
Vzdělání – výběr dosaženého nejvyššího vzdělání podle KKOV z číselníku (v případě DPP je možné vybrat Z – Nerelevantní)
Menu: Zaměstnanci\Mzdy\Pracovní poměry\Pracovní poměr
Sekce Profese
Profese: do polí kód / název se vybírají data z číselníku Profese, který by dle definice JMHZ měl obsahovat data číselníku Klasifikace vzdělání (https://csu.gov.cz/klasifikace_zamestnani_-cz_isco-).
Sekce Pracovní místo
Pracovní místo: do polí Pracovní místo (kód a název) se vybírá kód nebo název pracovní pozice, tzn. data z číselníku Pracovního místa. Do JMHZ se přebírá název. Dle definice JMHZ je to název pracovní pozice, který je ve společnosti používaný – jde o název používaný v pracovní smlouvě nebo v organizačním řádu společnosti. Číselník Pracovní místa je určen k definici pracovních pozic.
Postavení v zaměstnání: výběr hodnoty z číselníku, který je součástí WAK INTRA
Sekce Místo výkonu práce
Předpokládané místo: textové pole určené k definici místa předpokládaného místa výkonu práce.
Obec výkonu práce 2x: výběr obce místa výkonu práce z číselníku – jak obec dle smlouvy tak obec dle vykonávání činnosti.
Další informace o JMHZ na portále WAK INTRA naleznete zde: JMHZ – Portál WAK INTRA
