Systém WAK INTRA umožňuje zasílat vydané faktury odběratelům přímo e-mailem. Doklady lze generovat ve formátu PDF nebo ISDOC, opatřit elektronickým podpisem a uložit jako dokument k faktuře. Funkce je dostupná jak pro jednotlivé faktury, tak pro hromadné odesílání.
Jak to funguje
- Funkce Poslat e-mail slouží k zaslání platebních údajů nebo faktury ve formátu PDF/ISDOC
- Uživatel si může připravit více variant textu e-mailu a před odesláním vybrat požadovanou
- Odeslaný e-mail se automaticky uloží k faktuře jako dokument
- Fakturu lze před odesláním elektronicky podepsat – certifikát je nutné mít uložen v části Personalistika / Dokumenty
Příprava textu e-mailu
- Text se zapisuje do poznámkového pole katalogové položky
- Lze využít proměnné, které se při odeslání nahradí konkrétními údaji (číslo faktury, datum splatnosti, částka…)
- Na závěr textu musí být uveden e-mail odesílatele ve formátu
&jmeno@firma.cz&& - Do kontaktního spojení lze zapsat i jméno, které se zobrazí v nabídce (např.
fakturace<maly@firma.cz>)
Elektronický podpis
- Každý pracovník musí mít importovaný certifikát v části Personalistika / Dokumenty
- Certifikát může vložit pouze zaměstnanec nebo administrátor
- Certifikát nelze exportovat ani upravovat, pouze smazat
Odeslání faktury
Jednotlivá faktura
- Otevřete formulář vydané faktury
- Klikněte na tlačítko PDF/ISDOC
- Vyberte text e-mailu a kontaktní osobu
- Odešlete fakturu – volitelně s elektronickým podpisem
Hromadné odeslání
- V menu Vydané faktury / Zpracování zvolte Posílání mailu
- Nastavte podmínky vyhledání faktur
- Vyberte text e-mailu, označte faktury a vyberte kontaktní osobu
- Odešlete hromadně – volitelně s elektronickým podpisem
Uložené e-maily
- Odeslané e-maily se ukládají k faktuře jako dokument
- V názvu dokumentu je uvedeno Faktura (email)
Formát ISDOC
- ISDOC je standardizovaný elektronický formát faktury dle specifikace ISOC
- Pro správné vygenerování doporučujeme:
- zadat číslo odběratelské objednávky na zakázce
- uvést položky zakázky ve stejném pořadí jako na objednávce
- doplnit kód položky odběratele
- Dodavatelský kód položky lze uložit přímo v katalogu položek, což zjednodušuje fakturaci
Funkce zasílání faktur ve formátu PDF nebo ISDOC zrychluje komunikaci se zákazníky, zajišťuje správnou evidenci a podporuje elektronickou výměnu dokladů.
Pod článkem naleznete ke stažení soubor PDF s podrobným postupem, obrazovkami a doporučeným nastavením.
Náš tip: Všechny popsané kroky si můžete sami vyzkoušet
v plně funkční on-line demoverzi systému WAK INTRA.
